Закупки для facility management. Плюсы и минусы трех форматов

Закупки для facility management. Плюсы и минусы трех форматов

Статья эксперта, члена Союза экспертов в области управления “Международная Академия менеджмента”, основателя и генерального директора ООО “МЭТЭКС” – Юлии Купиной в журнале “Директор по закупкам”.

Компания «Мэтэкс» образована в 2010 году, основная деятельность — техническое обслуживание инженерных систем, facility management. Функционально — это мониторинг технического состояния инженерных коммуникаций обслуживаемого объекта, обеспечение работоспособности всей его инженерной инфраструктуры, проведение технического обслуживания, сезонного тестирования и наладки, организация и выполнение планово-предупредительных ремонтов, ликвидация аварийных ситуаций.  

Автор: Юлия Купина, генеральный директор компании «Мэтэкс» 

Качественным результатом выполнения перечисленных работ является максимальное увеличение продолжительности срока службы инженерной инфраструктуры обслуживаемого объекта, снижение аварийности и сокращение эксплуатационных расходов. 

Из чего же состоят затраты на техническое обслуживание инженерных систем? Как складывается себестоимость данных услуг?

Структура общих затрат компании проста:

40% составляет заработная плата сотрудников, 30% — обязательные страховые взносы на выплаченную заработную плату, налоги НДС или УСН в зависимости от выбранной системы налогообложения, до 20% составляют расходы на приобретение материалов и оборудования, необходимых  для оказания услуг и выполнения работ, 5% —  аттестация и обучение  персонала, 5% — прочие расходы.  

Заработная плата – наиболее значительный показатель в себестоимости. Величина зарплаты зависит от квалификации сотрудников и ограничена определенными рамками, так как уровень зарплаты не может быть ниже прожиточного минимума и должен соответствовать среднерыночному показателю.  

Величина налогов и социальных выплат регламентирована государством и регулируется соответствующими нормативными документами. Отчисления в пенсионный фонд, фонд обязательного медицинского и фонд социального страхования являются стабильными затратами в структуре себестоимости оказываемых услуг.

Приобретение материалов и оборудования составляет до 20% в общих расходах. Соответственно, основным резервом для снижения расходов и себестоимости услуг компании является сокращение затрат на закупку материалов и оборудования необходимых для выполнения работ. Именно поэтому первоочередной задачей является работа по оптимизации процесса их закупок.

В «Мэтэкс» для полноценного материального оснащения обслуживаемых объектов за время работы с 2010 года применялись различные варианты закупки материалов и оборудования.

Первый вариант –самостоятельная закупка материалов и оборудования менеджером объекта (управляющим или инженером по эксплуатации).

ПЛЮСЫ

  • индивидуальная ответственность менеджера за качество поставляемых материалов,  так как поиск поставщиков  с единичными адресными поставками осуществляется самостоятельно;
  • возможность планирования приобретения материалов (на месяц, на квартал, полугодие),   в связи  с необходимостью проведения планово-предупредительных ремонтов, а также с учетом наличия смет предусматривающих проведение определенных видов работ  в утвержденный собственниками период;
  • исключаются ошибки в приобретении лишних или неподходящих материалов: заказывается только то, что действительно необходимо, с учетом марки и технических характеристик оборудования, функционирующего на объекте.

МИНУСЫ

  • невозможно проконтролировать исключение личного вознаграждения за осуществленную поставку менеджеру объекта со стороны поставщика;
  • завышенные цены на материалы, в связи с небольшими объемами поставок;
  • увеличение объема работы для бухгалтерии, из-за большого количества контрагентов;
  • сложное ведение количественного учета и контроля поступивших и израсходованных материалов;
  • риск потери денежных средств и получения материалов низкого качества в связи с тем, что среди контрагентов много мелких предпринимателей ИП, работающих по предоплате, которые не являются плательщиками НДС.

Второй вариант – применялась централизованная закупка материалов и оборудования  на склад через единую службу компании, которая объединяет заявки на закупку материально-технических ресурсов от менеджеров объектов и размещает консолидированные заказы  у поставщиков и производителей.

ПЛЮСЫ: централизованные закупки позволяют —

  • обеспечивать надежность и качество поставок материалов от крупных поставщиков;
  • исключить из цепей поставок большое количество посреднических организаций, услуги которых увеличивают стоимость закупаемых товаров, не изменяя их ценности;
  • получить дополнительные оптовые скидки на объемы закупок у непосредственных изготовителей вместе с фиксацией закупочных цен на длительный период в рамках системных контрактов;
  • сократить транспортные затраты за счет выбора наиболее экономичных видов транспорта, осуществления централизованного завоза товаров непосредственно получателям;
  • повысить прозрачность финансовых потоков, упростить процедуру контроля и мониторинга поставок вследствие сокращения количества поставщиков;
  • развивать долгосрочные партнерские отношения между поставщиками и покупателями.

МИНУСЫ

  • в случае возникновения аварийной ситуации и отсутствия материалов на складе, менеджер объекта должен иметь в наличии определенную сумму подотчетных денежных средств для приобретения необходимых материалов, либо вынужден тратить собственные средства, с последующим их возмещением из кассы компании;
  • при необходимости проведения ремонтов возникают дополнительные расходы по доставке материалов со склада компании на объект;
  • теряется оперативность проведения работ, так как необходимо время на оформление документов при отпуске материалов с центрального склада.

Третий вариант — комбинированная закупка подразумевающая, что менеджеры обслуживаемых объектов могут осуществлять закупочную деятельность как самостоятельно, так и через единую службу снабжения компании.

При реализации данной концепции централизованно осуществляется закупка основных, наиболее часто применяемых материалов, необходимых для обслуживания всех объектов                     в достаточно больших объемах. При этом у менеджера объекта есть право осуществлять самостоятельные закупки материалов, не являющихся стратегически важными для компании в целом, но являющихся уникальными материальными ресурсами для конкретного объекта.   

 Важно, что закупка производится у поставщиков, с которыми уже заключены договора централизованных поставок.  Предпочтение отдается сетевым поставщикам, со складов, расположенных в непосредственной близости к обслуживаемому объекту, что облегчает логистику и сокращает сроки доставки.  В связи с тем, что компания оказывает услуги эксплуатации жизненно важных инженерных систем объектов, проводятся не только запланированные работы по текущей эксплуатации, но и устранение аварийных ситуаций, оперативность доставки в нашей работе является существенным фактором.

ПЛЮСЫ

  • близость расположения склада поставщиков обеспечивает возможность формирования небольших заказов, строго под проведение необходимых работ, поэтому не происходит затаривание складов и увеличивается оборачиваемость активов;
  • бонусная система скидок от поставщиков, так как компания становится оптовым покупателем;
  • заказывается только то, что нужно и подходит непосредственно для конкретного объекта, так как предложения на рынке превышают спрос, и цены часто снижаются;

МИНУСЫ в данной форме закупок не обнаружены.

В настоящее время в «Мэтэкс» применяется вариант комбинированных закупок, что, на мой взгляд, является оптимальным для компании. Ежегодно служба закупок проводит мониторинг цен на рынке, анализируя условия поставки аналогичных материалов у различных производителей.  Далее, в адрес семи различных компаний направляется одинаковый перечень материалов с просьбой предоставить коммерческое предложение. После производится анализ полученных предложений  с выделением диапазона минимальных и максимальных цен. Данный диапазон послужит определенным камертоном при проведении переговоров с поставщиками с целью оптимизации (снижения) цены на материалы и оборудование.

В перспективе, при формировании бюджета компании на предстоящий год менеджеры объектов, на основании фактических данных прошлых лет, должны рассчитать объем нормативных запасов материалов по каждому обслуживаемому объекту.

При планировании предстоящих расходов обязательно будет учтена их сезонность, так как основные виды ремонтных работ производятся в весенне-летний период, с мая по сентябрь месяц. Также, инженеры компании не исключают возможность замены некоторых импортных материалов и оборудования на отечественные аналоги. Что касается иного импортного оборудования – закупки осуществляются исключительно у производителей или их прямых дилеров в Москве, имеющих возможность предоставления скидок и наличия различных логистических схем доставки. 

Для обеспечения качественного учета приобретения и расходования материалов в компании внедрена специализированная программа.

В части мониторинга изменений, происходящих на рынке материальных ресурсов, инженеры компании посещают специализированные выставки, где заключаются контракты на поставку современных, высокотехнологичных материалов и оборудования по оптимальным ценам.        В заключение хотелось бы отметить, что наш пример является индивидуальным, ведь каждый собственник или генеральный директор коммерческой компании самостоятельно принимает решение о том, как организовать закупки для своей успешной деятельности.

Источник: http://zdirector.ru/zakupki-dlya-facility-management-plyusy-i-minusy-treh-formatov/